ED13 - Aufgabe: Bewirtungsbelege scannen und verarbeiten

Auslöser: Eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass hat stattgefunden; der Bewirtungsbetrieb hat eine Rechnung (Gaststätte) ausgestellt. Die Aufwendungen sollen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden — dafür ist der gesetzliche Nachweis zu führen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Was das Gesetz verlangt

• § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: 70 % der Aufwendungen sind abziehbar, soweit sie angemessen sind und Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind. Zum Nachweis sind schriftlich anzugeben: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern; die Rechnung ist beizufügen. Zusätzlich sind Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG).
• BMF-Schreiben vom 19.11.2025 (IV C 6 - S 2145/00026/005/033, ersetzt 30.6.2021): Der Eigenbeleg darf digital erstellt werden; die Autorisierung erfolgt durch elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung (keine qualifizierte Signatur nötig). Erforderlich sind zeitnahe Erstellung, Erstellungs- und Signaturzeitpunkt im Dokument, eine eineindeutige Verknüpfung von Beleg und Eigenbeleg (z. B. Verweis/Index) sowie GoBD-Konformität inkl. Verfahrensdokumentation (BMF 28.11.2019).

Die Aufgabe in fünf Schritten

1. Scannen — Der Papier-/Gaststättenbeleg wird fotografiert/gescannt und als Ur-Doc (z. B. PDF) im Belegverzeichnis abgelegt.
2. OCR-Erfassung — aus dem Beleg wird der interpretierbare Text (ocr.txt) ermittelt und mit seiner Qualität/Trust (TrustVector-BitVector, Start 0x0001 = machine-unverified) dokumentiert.
3. Belegart erkennen — aus dem OCR-Text wird regelbasiert die Belegart bestimmt: hier BUSINESS_MEAL_RECEIPT (Bewirtungsbeleg; erkannt an „Bewirtungsaufwendungen", „Bewirtete Personen", „Anlass der Bewirtung").
4. In den Signaturvorgang übernehmen — es wird ein *.gcsig.md (Signatur-Artefakt, Klasse GCSIG) erzeugt, das den digitalen Eigenbeleg trägt: die gesetzlich geforderten Angaben als eingebettetes content (Schema business-meal-receipt-1.0), die OCR-Provenienz (ocr), den integrierten Sidecar-Block (source) und den Signatur-Block (signature) mit Facsimile der zeichnenden Person.
5. Präsentieren und zeichnen — das Artefakt wird presented gesetzt, dem Menschen (HITL) zur Zeichnung vorgelegt und nach Freigabe accepted → signed gesetzt. Der Anker für die Signatur ist der SHA-256 des Ur-Docs.

Das Artefakt: Beleg und Signatur in einem Dokument

Für Belege, die in den Signaturvorgang übernommen werden, ist kein separates .v7g.md nötig: das *.gcsig.md trägt die Sidecar-Funktion vollständig (AFJD-Regel „Sidecar-Funktion/Übergang": aus dem .v7g.md wird das .gcsig.md, kein Informationsverlust, keine konkurrierenden Sidecars). Ab Schema gcsig-1.4 enthält es:

Revisionssicherheit — Git-native Compliance

• Unveränderbar ist der Anker: der SHA-256 des Ur-Docs. Er ändert sich nie; jede inhaltliche Änderung erzeugt einen neuen Ur-Doc-Stand.
• Das *.gcsig.md (wie der GCPN) ist ein mutable Container, dessen Zustandsänderungen (Phasen) durch GPG-signierte Git-Commits zu einem Audit-Ledger werden. Die reine Git-Historie genügt dabei nicht (force-push möglich) — daher die Signatur über den Commit/ das GCSIG.
• Änderungen am Eigenbeleg-Inhalt sind damit nachvollziehbar; der jeweils signierte Stand bleibt in der Historie erhalten.

Beispiel (Serie: fiktive Organisation KMU)

Der Geschäftsführer von KMU bewirtet nach einer Fachmesse einen Vertreter eines Fachverlags, um eine mögliche Veröffentlichung zu besprechen. Der Gaststättenbeleg über 59,80 € wird gescannt; über OCR wird die Belegart BUSINESS_MEAL_RECEIPT erkannt. Der Eigenbeleg wird als *.gcsig.md erzeugt (Teilnehmer, Anlass „Fachmesse — mögliche Veröffentlichung", Höhe, Sphäre ideell, ohne Vorsteuerabzug, Verbuchung als Aufwendungsersatz) und dem Geschäftsführer zur Zeichnung vorgelegt.

Werkzeuge

Bezug

• Rechtsgrundlagen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Abs. 7 EStG; R 4.10 EStR; BMF 19.11.2025; GoBD (BMF 28.11.2019).
• Signatur/Sidecar: siehe GCBoK, Teil VI (Digital Signage) — GCSIG und der Übergang .v7g.md → .gcsig.md.
• Belegordnung: ED06.